Come ottimizzare la partecipazione alle fiere internazionali

Le fiere internazionali sono un importante strumento per presentarsi all’estero. Negli ultimi anni, grazie alla digitalizzazione, l’approccio delle imprese alle fiere è cambiato.

24 ottobre 2023

Le fiere internazionali sono un importante strumento per presentarsi all’estero. Negli ultimi anni, grazie alla digitalizzazione, l’approccio delle imprese alle fiere è cambiato.

Sono cambiati il rapporto e la comunicazione tra venditore e compratore, tra aziende e clienti. 

Prima dell’avvento della digitalizzazione le fiere erano, di fatto, un mercato animato da aziende in cerca di nuovi clienti.

Oggi, le aziende più evolute iniziano a contattare i possibili prospect prima della fiera inviando loro email con presentazioni, immagini, video dei prodotti, o contattandoli online in video conferenza. Le relazioni si sviluppano prima sul web con l’obiettivo di presentare l’offerta e di definire un’agenda di appuntamenti.

La fiera si è trasformata in un luogo di incontro con i clienti e i referenti delle aziende spesso già conosciuti precedentemente online.
Si acquisiscono livelli di fiducia in maniera progressiva, e conseguentemente cambiano gli obiettivi della fiera, passando da una promozione generica dell'offerta a momento di comunicazione mirata al target.

L’importanza del sito aziendale

Quando vogliamo informarci su un prodotto, un’azienda, o una persona, la prima cosa che facciamo è una ricerca online. La prima impressione conta. 
Il web offre una grande opportunità: consente di essere visibili e attirare, affascinare, provocare curiosità e interesse, senza investimenti eccessivi.

Bisogna sviluppare il sito web con professionisti, non con sviluppatori improvvisati, e descrivere in modo chiaro: l’offerta aziendale, a chi si rivolge, i servizi post vendita, i vantaggi dei prodotti e servizi (Perché i clienti dovrebbero comprarli? Cosa li differenzia dai prodotti concorrenti?).

Numerosi studi di psicologia e marketing aiutano a capire quali contenuti in un sito web colpiscono l’attenzione, cosa stimola l’interesse dell’utente, cosa crea fiducia e come ottenere i migliori risultati dalla visita del sito.

Scegliere la fiera

La scelta del Paese target non sempre si basa su criteri razionali. Per ottimizzare la partecipazione e i costi relativi, bisogna valutare tutti gli aspetti: non solo la vicinanza fisica o culturale, ma anche la concorrenza, la distribuzione, il reddito pro capite, le abitudini, la percezione del valore dei propri prodotti. 

Per scegliere con consapevolezza su quale fiera internazionale puntare è utile porsi alcune domande:

  • Per quale ragione è interessante partecipare?
  • Ho le competenze e la struttura aziendale adeguate?
  • La fiera si svolge nel periodo “giusto” per la mia azienda?
  • Quanto costa complessivamente?
  • Conosco il Paese che ospita l’evento?
  • Chi sono gli espositori e i visitatori abituali? 
  • Meglio una partecipazione individuale, o di gruppo? Sponsorizzata?

Il primo passo è fare un check-up aziendale, una diagnosi interna che permetta di individuare i punti di forza e di debolezza, valutare la reale capacità dell'azienda di perseguire una strategia di espansione internazionale e comprendere quali prodotti proporre all’estero. 
Poi è necessario un approfondimento sulle normative, sui dazi doganali, sui trasporti e 
sulla concorrenza (a quali fiere partecipano, cosa propongono e a chi?).

Organizzare la fiera

I mesi precedenti l’evento sono determinanti per il successo della partecipazione. La promozione marketing e commerciale deve infatti avere il tempo di:

  • identificare il target
  • costruire l’elenco dei potenziali clienti
  • avviare il primo contatto (awarness)
  • definire lista di prospect qualificati (interest)
  • comunicare fattivamente la propria presenza 
  • creare una agenda di appuntamenti confermati.

Una volta chiariti i messaggi chiave da trasmettere e i prodotti da proporre, entra in gioco la comunicazione. La coerenza della proposta è la chiave del successo.

Il target può essere composto da Importatori, Distributori, Grossisti, Dettaglianti, Catene Negozi, Agenti, ecc., ma deve essere ben definito e segmentato. Si possono ottenere informazioni da :

  • elenchi degli espositori alle fiere di settore 
  • elenchi di nominativi forniti da Agenzia ICE, CCIAA, CCIE…
  • acquisto di liste nominativi di data base specializzati 
  • LinkedIn.

La creazione di un data base consente di aggiornare le informazioni quotidianamente, meglio utilizzare un CRM o una piattaforma di Email Marketing.

Nelle quattro settimane prima della fiera, i visitatori generalmente organizzano la loro agenda e interagire con loro per ottenere una visita è strategico. La conferma di una visita da parte dei clienti attuali e dei nuovi lead può essere effettuata con e-mail, ma utilizzare il telefono e fare due chiacchiere moltiplica la loro disponibilità.

Personale dello Stand

Una scelta sbagliata o una preparazione insufficiente del personale causano la perdita di molte opportunità. Si stima che il 70% dei visitatori non venga considerato, oppure venga ricevuto in maniera inadeguata dal personale allo stand. 

I collaboratori da coinvolgere in fiera dovrebbero avere:

  • predisposizione al contatto e apertura verso le persone
  • saper ascoltare e mostrare interesse
  • atteggiamento sicuro e competente
  • linguaggio sincero e diretto
  • spirito di squadra, impegno, entusiasmo
  • consulenza e competenza
  • spirito di improvvisazione, resistenza allo stress
  • saper valutare se un cliente è realmente interessante.

Il successo alle fiere deriva prevalentemente da una forte preparazione, dall’organizzazione dettagliata del prima, del durante, ma anche del dopo. Non ci si può presentare aspettandosi di trovare la fila di acquirenti in attesa davanti allo Stand.
Il modo di relazionarsi è cambiato, la conoscenza reciproca tra cliente e fornitore, il livello di competenza e di organizzazione trasmessa fanno oggi la differenza.

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