Con project management si intende l'insieme delle attività di back office e front office aziendale, svolte dai project manager che si occupano dell’analisi, progettazione, pianificazione e realizzazione degli obiettivi di un progetto.
Gli strumenti di lavoro del project manager sono una molteplicità di software realizzati allo scopo di rendere più semplice il lavoro di progettazione e di condivisione delle informazioni con tutti i membri del team. La maggior parte delle piattaforme disponibili hanno una versione gratuita, e sono utilizzabili da tutti i dispositivi, facilitando il lavoro a distanza.
Le app di project management combinano tutta una serie di funzioni come la progettazione, la comunicazione, i social, la chat, il calendario con gli appuntamenti, le e-mail, ecc. gestibili da un’unica piattaforma. Non sono adatte solo alle grandi aziende ma anche team più ridotti o ai singoli lavoratori autonomi che sentono il bisogno di ottimizzare il loro lavoro.
Il telelavoro, in un mondo sempre più globalizzato, dove i diversi team di un’azienda lavorano a volte da luoghi molto distanti tra loro, grazie a WiFi, cloud computing, smartphone e app di project management, diventerà presto un nuovo abituale stile di vita.
Nel mondo, sono moltissimi i lavoratori che lavorano da casa, e i numeri continueranno a crescere man mano che le grandi aziende si adegueranno e agli efficaci strumenti di collaborazione e gestione dei progetti online.
La piattaforme disponibili sul mercato oggi sono davvero tante, con oscillazioni di prezzo significative, e differenze nelle funzioni offerte. Anche se quasi tutte hanno una versione gratuita di prova, questa ha una durata temporanea e di solito offre solo alcune caratteristiche basiche.
Le migliori app di project management
Esistono tantissime opzioni per ciascuna esigenza di collaborazione online, ognuna delle quali offre un diverso tipo di servizio. Alcuni software sono specializzati nella gestione delle attività, mentre altri sono migliori per la messaggistica istantanea. Potrebbe essere utile anche servirsi di più software contemporaneamente.
Basecamp è semplice senza essere troppo semplice. È adatto per gestire le attività di utenti singoli ma anche di aziende di piccole e medie dimensioni. Permette di tenere traccia di progetti e attività tramite elenchi, ospita chat, incorpora file multimediali (immagini, video) e altro ancora. Riduce le e-mail quando si impostano le notifiche in modo da ricevere avvisi o e-mail solo quando un'attività specifica o una discussione sono rilevanti per te e le raggruppa per argomento. Si possono taggare le persone e assegnare l'attività a uno qualsiasi dei membri del team. È disponibile per iOS, Android, Chrome, Web, Mac e Windows. Si integra con Dropbox, Google Drive, Quickbooks, gestisce utenti illimitati e viene aggiornato e migliorato di continuo. La versione free è valida sempre, senza scadenze.
Proofhub è ideale per gestire le attività quotidiane di singoli utenti e di team di piccole e medie dimensioni. Ha un'interfaccia semplice e ben organizzata. Ha un costo mensile fisso (50 dollari al mese per 40 progetti) che non dipende dal numero di utenti e un’ottimo supporto clienti. È multilingue e si integra con i servizi più diffusi (Google Calendar e iCal, Box, Dropbox, Google Drive, One Drive e Outlook ecc.). È disponibile l’app per App per iPhone e Android. È disponibile un periodo di prova gratuito.
Slack presenta un’app desktop intuitiva, semplice ma utile. Si possono trascinare e rilasciare i file nella finestra di chat. Ospita incontri virtuali con le sue numerose integrazioni. Ha le stesse funzionalità di altre piattaforme di chat ma crea un hub virtuale per avere tutte le comunicazioni in un unico posto.
La sua funzione principale è la comunicazione con i membri del team nella chat online.
Ha una rigorosa politica sulla privacy che ci rende molto più a nostro agio nel condividere informazioni sensibili rispetto ad alcune piattaforme concorrenti.
Ha una versione gratuita fino a 10.000 messaggi e 10 app o integrazioni di servizi. Per messaggi illimitati ha un costo mensile molto contenuto.
Asana è un’ottimo strumento di collaborazione in team. Combina comunicazioni, gestione delle attività, strumenti di progetto e molto altro in un unico spazio. È un prodotto all-in-one che consolida tutto in un unico posto anziché accedere e uscire da più piattaforme.
Asana afferma di essere " lavoro di squadra senza e-mail " ed è proprio questo. Sembra e si comporta come una casella di posta elettronica, ma raggruppa i progetti con la possibilità di aggiungere date di scadenza, "Mi piace" e stelle per elementi essenziali in un unico posto. Si integra con diversi siti di terze parti, tra cui Google Drive e Slack. Tuttavia, ci vuole un po' per abituarsi se non sei molto esperto di tecnologia. È gratuito per sempre per un massimo di 5 membri. Asana è uno strumento di gestione dei progetti solido e intuitivo che soddisferà le esigenze della maggior parte degli utenti. Sebbene non sia così potente come alcuni concorrenti, la sua interfaccia è un punto di forza per le persone che non conoscono questo tipo di software. Se sei preoccupato che altre soluzioni siano troppo complesse, Asana potrebbe essere quello che fa per te.